Datenschutz im Bewerbungsprozess

Die Erhebung und Speicherung von personenbezogenen Daten richtet sich nach arbeitsrechtlichen Grundsätzen. Welche Daten konkret von der Personalabteilung eines Unternehmens erhoben werden dürfen, hängt vom spezifischen Verwendungszweck ab. Im Rahmen des Bewerbungsprozesses dürfen andere Daten abgefragt werden als bei der Aktualisierung der Mitarbeiterdaten.

Diese Arbeitnehmerdaten dürfen im Bewerbungsprozess erhoben und gesammelt werden

Mit der Abgabe einer Bewerbung gehen der Bewerber und das Unternehmen eine Art vorvertragliches Vertrauensverhältnis ein. Aus diesem Grund ist eine Speicherung von bestimmten Daten aus datenschutzrechtlicher Sicht unproblematisch. Die Anfrage nach Stammdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) ist immer zulässig.

Unter Umständen darf der potenzielle Arbeitgeber beim aktuellen oder früheren Arbeitgeber des Bewerbers nach dessen Leistung nachfragen, jedoch nur dann, wenn notwendige Zeugnisse und Referenzen, die für die Einschätzung zwingend notwendig sind, fehlen, nicht aussagekräftig oder der Verdacht besteht, dass die eingereichten Dokumente unrichtig sind. Wichtig hierbei ist aber, dass der Bewerber solch einer Nachfrage explizit zustimmen muss. Wird diese Einwilligung nicht gegeben, dann bleibt dem Unternehmen nur die Möglichkeit, ihn aus dem Bewerbungsprozess auszuschließen. Entschließt sich die Personalabteilung trotzdem nachzufragen, so handelt diese rechtswidrig.

Die Möglichkeiten der Erhebung von schutzwürdigen Daten

Neben der Erhebung von Stammdaten oder beruflicher Zeugnisse dürfen bestimmte Daten aus Datenschutzsicht eingeschränkt erhoben werden (schutzwürdige Daten). Dazu gehören ethnische Herkunft, Religion, sexuelle Orientierung, Grad der Behinderung, körperlicher und psychologischer Gesundheitszustand, Vermögungsverhältnisse, Vorstrafen und laufende Ermittlungen. Für die Abfrage dieser personenbezogenen Daten durch den potenziellen Arbeitgeber greift Art. 8 Abs. 1 AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz).

Dieses besagt, dass solche Informationen für die Ausübung der angestrebten Tätigkeit zwingend notwendig sind und damit maßgeblich zur Entscheidungsfindung beitragen. So ist beispielsweise beim angehenden Piloten oder Berufssoldat die Durchführung und Speicherung von psychologischen sowie körperlichen Tests zur Bestimmung von Sehkraft, motorischen Fähigkeiten etc. im Rahmen des Bewerbungsprozess zulässig.

Eine ähnliche Regelung existiert bei ansteckenden Krankheiten. Hier entscheidet ebenfalls der konkrete angestrebte Beruf darüber, ob die Bewerber über vorliegende Krankheiten Auskünfte geben müssen. Bei Tätigkeiten, die beispielsweise mit der direkten Zubereitung von Speisen zu tun hat wie ein Koch oder ein Bäcker, dürfen diese Art von Fragen beim Bewerbungsgespräch gestellt werden. Fragen nach einer gewünschten oder aktuellen Schwangerschaft sind jedoch immer aus dem Grund unzulässig, da es sich hierbei nur um einen vorübergehend Zustand handelt und die betreffende Bewerberin nach einer bestimmten Zeit dem Arbeitgeber voll zur Verfügung steht. Dazu entspricht eine Schwangerschaft grundsätzlich keinem Krankheitsbild.

Die Zulässigkeit von konkreter Nachfrage nach Vorstrafen und aktuellen Ermittlungsverfahren hängt speziell nach Art des Vergehens ab. So kann die Personalabteilung einem/r angehenden Kassierer/in Fragen nach Diebstahldelikten stellen. Fragen nach anderen Straftaten wie Körperverletzung sind jedoch unzulässig. Handelt es sich bei der ausgeschriebenen Stelle um Personenschutz, dann verhält es sich andersherum. Die Frage nach religiöser und politischer Überzeugung ist ebenfalls nur im Kontext einer bestimmten Stelle wie etwa ein Religionslehrer in einer von der christlichen Kirche geführten Schule zulässig.

So lange dürfen Arbeitnehmerdaten gespeichert werden

Bei der Speicherdauer der Bewerberdaten gilt § 32 Abs. 1 des BDSG (Bundesdatenschutzgesetz). Dieses besagt, dass personenbezogene Daten nur zum „Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden [dürfen], wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist.“

Wird der Bewerber eingestellt, darf der Arbeitgeber die Bewerbungsunterlagen bis zum Ende des Bewerbungsverhältnisses aufbewahren. Entscheidet sich das Unternehmen dafür, diesen nicht beschäftigen zu wollen, sind seine vollständigen Bewerbungsunterlagen ordnungsgemäß zu löschen. Die Personalabteilung muss von dieser Löschungspflicht nicht von Gebrauch machen, wenn der Bewerber ausdrücklich zustimmt, dass seine Daten weiterhin gespeichert werden dürfen. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn sich der Bewerber zu einem späteren Zeitpunkt erneut beim selben Unternehmen bewerben möchte.

Eine Löschung der Daten ist jedoch frühestens nach zwei Monaten, ausgehend vom Abschluss des Bewerbungsverfahrens vorzunehmen. In diesem Zeitraum hat der Bewerber die Möglichkeit, rechtlich gegen die Entscheidung mit der Begründung einer Verletzung des Allgemeinen Gleichstellungsgesetzes vorzugehen. Das Unternehmen muss zu Verteidigungszwecken die Möglichkeit haben, auf die Bewerberdaten zugreifen zu können.

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