So gehen Sie richtig mit Kundendaten um

Die Anforderung an professionelle Kommunikation wächst. Ob Webseiten oder andere digitale Produkte und Printdokumente, professionell gestaltete und vermarktete Informationsprodukte, sind notwendig, um die Zielgruppe erfolgreich zu erreichen. Zahlreiche Unternehmen fehlt die Personalstärke, diese Arbeit inhouse abzudecken. Solche Firmen arbeiten daher gerne mit Online Marketing, Werbe- oder PR-Agenturen zusammen, um fehlende Expertise einzukaufen. Die Zusammenarbeit mit Dienstleistern sorgt für Entlastung und neue Impulse.

 

Der richtige Umgang mit Kundendaten

Damit Agenturen erfolgsorientiert arbeiten können, benötigen sie von ihren Kunden bestimmte Daten. Einblicke in solch sensible Daten sind oftmals notwendig, um für den Kunden die passenden Maßnahmen abzuleiten und Kampagnen zu erstellen. Dazu erheben, speichern und verarbeiten die Agentur Kundendaten. In diesem Rahmen erhalten Agenturen verschiedene Kontozugänge und betreuen je nach Auftrag die betreffenden Accounts.

Kundendaten stellen Geschäftsgeheimnisse im Sinne § 17 Abs. 2 UWG dar. Wie in anderen Branchen sind Werbeagenturen verpflichtet, Stillschweigen über die Kundendaten zu wahren. Eine ordnungsgemäße Ergebung, Speicherung und Verarbeiten von Kundendaten ist ebenfalls Pflicht. Weder dürfen diese von der Agentur ohne ausdrückliche Genehmigung veröffentlicht oder für andere Zwecke genutzt werden, noch dürfen Mitarbeiter diese aus dem Unternehmen entwenden. Werden solche Daten entwendet, begeht eine Straftat und läuft Gefahr einer Unterlassungsklage. Es drohen erhebliche Bußgelder. Agenturinhaber sind hierzu verpflichtet, ihren Mitarbeitern für dieses Thema zu sensibilisieren und ausreichend zu schulen.

Werbeagenturen nennen Ihre Kunden gerne zu Referenzzwecken. Die Abbildung des Unternehmenslogos kombiniert mit einer Kundenstimme bildet dabei die beliebteste Form. Um solche Informationen für Webseiten, Präsentationen, Flyer etc. nutzen zu können, bedarf es der Einwilligung des Kunden. Wir empfehlen, sich diese Einwilligung immer schriftlich geben zu lassen, um etwaige Unstimmigkeiten zu vermeiden.

 

Trennung im Guten – auch aus Datenschutzsicht

Doch was passiert mit den Daten, wenn Kunde und Agentur oder Mitarbeiter und Agentur auseinander gehen? Wenn Kunden bestehende Agenturverträge beenden, sind alle Kontodaten seitens der Agentur theoretisch zurückzugeben. An dieser Stelle ist zwischen Daten und Unterlagen, die der Kunde zur Verfügung stellt und persönlichen Akquisedaten, die die Agentur im Rahmen der Auftragsgewinnung angefertigen, zu unterscheiden.

Gespeicherte Kontozugänge dürfen nicht weiter verwendet werden. Das Gleiche gilt für sonstige vom Unternehmen überlassene digitale oder in Papierform vorliegende Dokumente wie Kundenlisten, überlassene Korrespondenz und Vertragsübersichten. Nicht herausgegeben müssen Agenturen jedoch jene Dokumente, die sie selbst erstellen, dazu zählen Strategiekonzepte, Maßnahmenkataloge, Dokumentationen und sonstige Texte.

Im Idealfall haben Unternehmen bei Vertragsunterzeichnung für die Agentur spezielle Kontozugänge geschaffen. Sofern dies nicht möglich ist oder schlicht vergessen wurde, empfehlen Datenschützer die Passwörter dieser Nutzeraccounts nach Vertragsauflösung zu ändern.

Mögliche Konflikte ergeben sich auch, wenn ein Mitarbeiter aus der Agentur ausscheidet. Verlässt ein Angestellter die Agentur, darf dieser Unternehmens- und Kundendaten prinzipiell nicht mitnehmen. Ob Kundenlisten, Kontozugänge oder eigene im Rahmen des Arbeitsverhältnisses angefertigte Dokumente, all diese Daten gehören ausschließlich dem Arbeitgeber, sofern vertraglich nichts anderes vereinbart ist.

Jegliche schriftliche Dokumente, ob in digitaler oder handschriftlicher Form sind dem Arbeitgeber zurückzuführen. Dies ist beispielsweise auch dann der Fall, wenn der Mitarbeiter arbeitsbezogene Notizen in sein privat gekauftes Notizbuch angefertigt hat. Dabei ist es unerheblich, ob diese Informationen Kunden oder Arbeitgeber bezogen sind. Er ist zwar berechtigt alle während der Beschäftigungszeit erworbenen Kenntnisse auch nach dem Arbeitgeberwechsel uneingeschränkt anzuwenden, jedoch mit einigen Einschränkungen: Der Mitarbeiter unterliegt keinem Wettbewerbsverbot und das Wissen bewahrt er in seinem Gedächtnis auf.

Related Post

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.