Viele Arbeitnehmer fiebern während der ganzen Woche einem Tag entgegen – Freitag. Im stressigen Alltag können Motivation und Freude schon mal in den Hintergrund geraten und der Job als lästige Pflicht angesehen werden. Dass Spaß am Arbeitsplatz nicht nur die Motivation fördert, sondern auch die Leistungsfähigkeit erhöht, erkennen auch immer mehr Arbeitgeber an.
Grundvoraussetzung für Spaß am Arbeitsplatz und eine Atmosphäre in der sich Arbeitnehmer wohlfühlen, ist ein gutes Betriebsklima. Doch was in der Theorie so einfach klingt, kann für Firmen eine große Herausforderung sein. Um sich einen Überblick über den Ist-Zustand zu verschaffen und Anregungen sowie Verbesserungsvorschläge zu erhalten, führen viele Unternehmen Mitarbeiterbefragungen durch. Was oft vergessen wird – diese unterliegen datenschutzrechtlichen Anforderungen. Wir klären Sie auf, was Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen bedeutet.
Gründe für Mitarbeiterbefragungen
Bei einer Befragung von Mitarbeitern geht es in erster Linie darum, herauszufinden, wie das Betriebsklima ist und welche Wünsche und Meinungen es seitens der Angestellten gibt. Weitere Gründe für Befragungen können sein:
- Einführung neuer Systeme oder Prozesse
- Schlechtes Betriebsklima
- Allgemeine Veränderungsvorschläge
- Erfolgskontrolle eingeleiteter Maßnahmen
Je nachdem wie groß ein Betrieb ist, wird eine Befragung unter allen Angestellten oder nur bei einem Teil von ihnen durchgeführt.
Welche datenschutzrechtlichen Probleme können sich ergeben?
Streng genommen ist für eine Mitarbeiterbefragung eine datenschutzrechtliche Zulässigkeit erforderlich. Zumindest wenn personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Da weder das Arbeitsrecht § 32 BDSG, noch die Zulässigkeitsalternative § 28 Abs. 1 Nr. 2 BDSG diese bereitstellen, bleibt Unternehmen nur die Möglichkeit, sich vor einer Befragung von jedem Mitarbeiter eine Einwilligung einzuholen. Das ist jedoch im Arbeitsalltag mitunter schwierig umzusetzen. Es bieten sich jedoch alternative Möglichkeiten, dieser Problematik aus dem Weg zu gehen.
Freiwilligkeit
Dies bedeutet, dass sowohl die Teilnahme an sich, als auch die Beantwortung der Fragen freiwillig sein sollte. Bei Online Befragungen können Mehrfachabstimmungen vermieden werden, indem für jede Person ein einmalig nutzbarer Link generiert wird. Hierbei ist zu beachten, dass dies nicht zur Dokumentation genutzt werden darf, wer bereits an der Befragung teilgenommen hat. Dies wäre sonst ein Verstoß, gegen die Datenschutzanforderungen.
Transparenz
Transparenz gegenüber Mitarbeitern ist sehr wichtig. Nicht nur wenn es um die Durchführung einer Befragung geht. Sollten die Angestellten daran zweifeln, dass ihre Angaben vertraulich und anonym behandelt werden, werden sie nicht ehrlich und kritisch antworten. Status Quo und Zweck einer Mitarbeiterbefragung müssen klar formuliert werden. Falls ein Unternehmen über einen Betriebsrat verfügt, sollte dieser rechtzeitig über ein Vorhaben dieser Art informiert werden.
Anonymität
Um die Anonymität einer Mitarbeiterbefragung zu wahren, gibt es Punkte, die beachtet werden sollten. Am wichtigsten ist dabei, dass aus den gegebenen Antworten keine Rückschlüsse auf die jeweiligen Personen gezogen werden können. Gerade bei Zusatzfragen (Alter, Schulbildung, Geschlecht etc.) besteht bei zu feinmaschigem Raster die Gefahr, dass die Anonymität aufgehoben und gegen Datenschutzrichtlinien verstoßen wird. Daher sollten Betriebe hinsichtlich des Datenschutzes bei Mitarbeiterbefragungen darauf achten, nur das abzufragen, was tatsächlich Grundlage der Befragung ist.