So gelingt die sachgemäße datenschutzkonforme Aktenaufbewahrung in Ihrem Unternehmen

Unternehmen sind gesetzlich zu einem organisierten Aktenmanagement verpflichtet. Sämtliche Schriftstücke müssen sie eine bestimmte Zeit lang gesichert aufbewahren. Die Schwierigkeit: Die Vorschriften zur Datenaufbewahrung sind komplex. Wir sagen Ihnen worauf es bei der geschäftlichen Aktenaufbewahrung ankommt.

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht

Je nach Dokumententyp gelten unterschiedliche Aufbewahrungspflichten. Akten, die das Bilanzwesen betreffen, haben eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Für Finanzunterlagen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren. Personaldokumente müssen mindestens 6 Jahre archiviert werden. Doch Vorsicht: Sämtliche Bewerbungsunterlagen über abgewiesene Bewerber müssen bereits dann vernichtet werden, wenn diese Daten nicht mehr benötigt werden. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn der Einstellungsprozess vollständig abgeschlossen ist und die abgewiesenen Bewerber eine Absage erhalten haben.

Akten, die in einem zivil- oder öffentlich-rechtlichen Verfahren als Beweismaterial fungieren, für die gelten gesonderte Aufbewahrungspflichten. Neben einer steuerlichen- oder bußgeldrechtlichen Ermittlung treten spezielle Aufbewahrungsfristen in folgenden Situationen in Kraft:

• Im Falle einer begonnenen Außenprüfung
• Bei einer vorläufigen Steuerfestsetzung (§ 165 AO)
• Dokumente, die die Betriebssicherheit betreffen
• Dokumente, die den Umweltschutz betreffen
• Wenn ein Dokument als Begründung von Anträgen an das Finanzamt bestimmt ist

Fristbeginn der Aktenaufbewahrungspflicht ist jeweils der erste Tag des nachfolgenden Kalenderjahres nachdem der letzte Eintrag, Änderung oder Ergänzungen in einem Dokument vorgenommen wurde. Beim Vertrag beginnt die Aufbewahrungsfrist dagegen erst nach Vertragsablauf und nicht, wie von vielen Mitarbeitern fälschlicherweise angenommen, bereits bei Vertragsabschluss.

So bewahren Sie Ihre Akten sicher auf

Bei der Aktenlagerung sind grundsätzlich zwei Arten von Akten zu unterscheiden: Dokumente, die im aktiven Gebrauch sind und Unterlagen, die in Ihrem Unternehmen keine tagesaktuelle Rolle mehr spielen. Zum Letzteren gehören beispielsweise Verträge von Altkunden oder die Personalakte eines ausgeschiedenen Mitarbeiters.

Sensible Akten müssen Sie vor dem unbefugten Zugriff Dritter und vor Umwelteinflüssen lagern. Ihre Lagerräume sollten daher gut isoliert, klimatisiert sowie nach Möglichkeit mit einer Sprinkler- und Alarmanlage versehen sein. Unabhängig davon, ob bei Ihnen eine Lagerung im eigenen Büro oder im firmeneigenen Archiv erfolgt, die Dokumente müssen verschlossen gelagert sein. Bei besonders sensiblen Daten, die von Diebstahl bedroht sind, sollten Sie zusätzlich Sicherheitspersonal abstellen.

Haben Sie sensible Dokumente im aktuellen Gebrauch, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Auswahl. Einerseits können Sie diese zum Feierabend ins Archiv zurückbringen. Wenn dies nicht möglich ist und Sie die Akten stattdessen in Ihrem Büro lagern, dann müssen Sie dafür sorgen, dass diese für andere Personen nicht zugänglich sind. Dies erreichen Sie, indem Sie die betreffenden Dokumente in einem abschließbaren Aktenschrank aufbewahren oder Ihre Bürotür zum Feierabend hin zuschließen.

Damit Sie Akten zu jeder Zeit schnell parat haben, sollten Sie bei der Einlagerung auf eine logische Sortierung achten. Wie Sie Ihre Akten sortieren, nach Themen, Alphabet oder Jahr, das ist Ihnen überlassen. Entscheidend ist nur, dass Sie die Sortierungsmethode konsequent umsetzen.

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