Unternehmen sind vom Gesetz her verpflichtet, sensible Daten ordnungsgemäß aufzubewahren und fachgerecht zu entsorgen. Auch Privatpersonen sollten bestimmte Unterlagen eine gewisse Zeit lang sicher lagern. Besonders junge Unternehmen haben oftmals nicht die Ressourcen sensible Akten ordnungsgemäß zu vernichten. Um Akten sicher zu entsorgen kann eine externe Aktenvernichtung eine echte Alternative sein.
So funktioniert die externe Aktenvernichtung
Eine externe Aktenvernichtung hat den Vorteil, dass der komplette Entsorgungsprozess von Akten in professionelle Hände abgegeben wird. Die zu vernichtenden Unterlagen werden von Metall- und Kunststoffmaterialien getrennt und voneinander separat zerstört. Die abschließende Entsorgung erfolgt umweltgerecht.
Ob Printdokumente oder digitale Speichermedien wie Festplatten, USB-Sticks, CD-ROMS, etc., vom Kleincountainer bis hin zur Räumung und Vernichtung eines Großraumarchivs, externe Aktenvernichtungsdienstleister übernehmen den Transport, die Lagerung und die Vernichtung verschiedenster Dokumente. Laut einer Studie vom Informationsmanagement Iron Mountain lagern neun von zehn Unternehmen, die jährlich mehr als 750 Millionen US-Dollar erwirtschaften, die Vernichtung ihrer Papierdokumente teilweise oder vollständig aus.
Die zu entsorgenden Unterlagen werden in einem extra gelieferten Container gelegt und vom Dienstleister direkt abgeholt. Der Transport erfolgt in verschlossenen und gesicherten LKWs.
Nicht jedes Dokument darf extern vernichtet werden
Dokumente müssen je nach Informationsgehalt unterschiedlich vernichtet werden. Sollten Sie einen externen Dienstleister beauftragen, dann gilt es aus Datenschutz-Sicht einiges zu beachten. Je nach Art des Dokuments greift die Schutzklasse 1, 2 oder 3:
Schutzklasse 1 (allgemeine Daten):
- Adresslisten
- Lieferantendaten
- Produktlisten
- Telefonlisten
Schutzklasse 2 (interne Daten):
- Betriebsinterne Auswertungen
- Bilanzen und Jahresabschlüsse
- Finanzbuchhaltungsunterlagen
- Interne Reporting
Schutzklasse 3 (sensible Daten):
- Geheime Unterlagen aus Forschung und Entwicklung von Wirtschaftsunternehmen
- Informationen aller Geheimhaltungsgrade des Bundes und der Länder
- Patienteninformationen
- Zeugenschutzprogramm
Eine externe Aktenvernichtung kommt nicht für jeden Dokumenttyp in Betracht. Bestimmte Akten dürfen nach § 203 Strafgesetzbuch (StGB) nicht an externe Dienstleister übergeben werden. Hierzu zählen sämtliche in Arztpraxen, Krankenhäusern, Kanzleien anfallende Unterlagen (Dokumente der Schutzklasse 3). Die Vernichtung dieser Daten hat in der Arztpraxis, im Krankenhaus oder in der Kanzlei selber von einem Angestellten zu erfolgen. Der Grund: In diesem Fall ist nicht auszuschließen, dass diese Daten von Dritten gelesen und unrechtmäßig weitergeleitet werden. Geben Praxen und Kanzleien diese Dokumente in fremde Hände ist eine vollständige Kontrolle nicht mehr gewährleistet. Dies ist auch der Grund, warum die meisten Dienstleister nur Dokumente der Schutzklassen 1 und 2 annehmen und entsorgen.
Informieren Sie sich genau
Je nach Dienstleister werden nur Dokumente bestimmter Schutzklassen angenommen und vernichtet. Informieren Sie sich im Vorfeld über die spezifischen Leistungen. Beinhalten die zu vernichtenden Akten personenbezogene Daten, müssen vor der Entsorgung die jeweiligen Nutzungsrechte und Löschfristen geklärt werden. Ebenso sind die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten.
Sind Ihre zu vernichtende Akten zur externen Vernichtung geeignet, dann greifen Sie für die externe Aktenvernichtung nur auf einen zertifizierten und anerkannten Entsorgungsfachbetrieb zurück. Gehen Sie sicher, dass die Vernichtung der Akten nach §11 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und DIN 66399 sowie mit hoher Sicherheitsstufe erfolgt.