So wählen Sie den richtigen Aktenvernichter aus

Bei der Auswahl des passenden Aktenvernichters können viele Fehler gemacht werden. Oft sind Sonderangebote für Kleingeräte so verlockend, dass der Kunde ein Gerät wählt, dass die  entsprechenden Datenschutzrichtlinien, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie die Größe und Leistungsfähigkeit nicht ausreichend erfüllt. Im Folgenden ein paar Tipps zu den wichtigen Kriterien bei der Aktenvernichter-Wahl.

Größe und Leistung des Schredders ist entscheidend

Eines der wichtigsten Kriterien ist die geplante Nutzung des Aktenvernichters. Soll das Gerät zu Hause, im kleineren Büro oder für ganze Abteilungen im Konzern genutzt werden? Natürlich gibt es auch Reißwölfe für Dienstleistungsunternehmen, die die Aktenvernichtung für andere Unternehmen anbieten und dann teilweise Geräte einsetzen mit denen komplette Ordner ohne „Ausheften“ der Inhalte in einem Stück vernichtet werden können.

Im Bürobereich, sei es das Heimbüro oder im Unternehmen werden Aktenvernichter mit unterschiedlichen Auffangbehälter (Volumen von ca. 18 l bis über 200 l) eingesetzt. Hierbei gibt das Volumen des Auffangbehälters natürlich gleichzeitig Rückschlüsse auf die „Einsatzzeit“ des Shredders. Die großen Geräte im Bereich über 150 l sind für den Dauereinsatz geeignet. Diese Geräte können mehrere Stunden am Stück Akten vernichten. Wenn Sie also regelmäßig ganze Ordnerinhalte vernichten müssen, dann sollten Sie ein Gerät mit entsprechend großem Behälter wählen, damit Sie nicht während des Vorgangs zum Leeren des Behälters Ihre „Aktenvernichtung“ unterbrechen müssen.

Außerdem hat die Größe des Schnittgutes einen Einfluss auf das benötigte Volumen des Auffangbehälters. Als Faustregel gilt: Je größer das Schnittgut, je größer muss der Behälter sein – bei gleicher Menge des zu vernichtenden Materials. Außerdem wird bei der Vernichtung im Streifenschnitt mehr Volumen benötigt als beim Partikelschnitt. Über die Sinnhaftigkeit des Streifenschnitts in puncto Sicherheit sollte man sich sowieso fragen, ob die Mühe lohnt.

Nicht zu unterschätzen ist auch der Geräuschpegel des Schredders während des Betriebes. So sind besonders kleine Geräte oft recht laut, was andere Arbeitsabläufe wie das Telefonieren schwierig machen kann. Auch sollte man sich zu Hause die Frage stehen, ob die Vernichtung der Dokumente durchgeführt werden sollte, wenn die Familie oder die Mitbewohner versuchen zu schlafen.

Die Schneidleistung der Aktenvernichter – speziell bei der Vernichtung von Papier – hat einen großen Einfluss auf die benötigte Zeit für den Vernichtungsvorgang. Es macht einen deutlichen Unterschied, ob man gleichzeitig 5 Blatt oder 30 Blatt vernichten kann. Die Größe des Schnittguts hat direkten Einfluss auf die Schneidleistung bei gleicher Motorleistung. Bei kleinerem Schnittgut können weniger Blätter gleichzeitig vernichten.

 

Die Wahl des Aktenvernichters richtet sich nach dem zu vernichteten Gut

Früher hat man beim Einsatz des Aktenvernichters meist über die Vernichtung von Papierdokumenten gesprochen. Dies bleibt auch weiterhin das Haupteinsatzgebiet. Aber mit dem zunehmenden „papierlosen Büro“ ist sollte jedem klar sein, dass auch andere Träger vertraulicher Informationen zu vernichten sind.

Als erstes alternatives Medium sind hier die optischen Datenträger, wie CDs und DVDs zu nennen. Da diese Datenträger oft mit einem Computer gar nicht zu löschen sind, ist hier eine mechanische Vernichtung unbedingt nötig. Dort wo viele solcher Datenträger vernichtet werden müssen, kommen spezielle Geräte zum Einsatz, deren Schneidwerk nur auf die Vernichtung optischer Datenträger ausgelegt sind. Im Heimbereich oder im Büro werden hingegen Geräte eingesetzt, die einen Zusatzschlitz für die Vernichtung einzelner CDs haben. Das Schnittgut wird hier dann meist separat aufgefangen, sodass eine getrennte Entsorgung vom Papier-Schnittgut möglich ist.

Weiterhin gibt es den Bedarf der Vernichtung von z.B. Disketten, Plastik-Kundenkarten mit Magnetstreifen oder Chips, Filmen, wie z. B. Röntgenaufnahmen, USB-Sticks oder Festplatten aus nicht mehr benötigten Rechnern. Bei den Geräten ist jeweils gekennzeichnet, ob sie sich für die Vernichtung dieser Datenträger eignen.

Speziell die Vernichtung von Festplatten ist extrem schwierig. Bei den Festplattenvernichtern gibt es zwei Ansätze. Die eine Art der Geräte rückt der Festplatte mechanisch zu Leibe und locht oder shreddert die Festplatten. Es gibt aber auch mindestens ein Gerät am Markt, das die Festplatten per wiederholter Datenlöschung löscht.

 

Achten Sie auf die Sicherheitsstufen und DIN

Bis zum Jahr 2012 wurden die Sicherheitsstufen über die DIN 32757 geregelt. Hierbei wurde nur die Vernichtung von Papierdokumenten betrachtet. Es existierten die Sicherheitsstufen von 1-5. Diese Sicherheitsstufen geben an, wie einfach es ist, den Inhalt des Schnittgutes wieder zu rekonstruieren, wobei Sicherheitsstufe 1 – für besonders leicht und Sicherheitsstufe 5 – für besonders schwer stand.

Da aber verschiedene Geheimdienste wussten, welche Möglichkeiten Ihnen bei der Rekonstruktion dieser Daten zur Verfügung stehen, bestand gerade bei diesen Diensten der Wunsch nach noch höheren Sicherheitsstufen. Es wurde also außerhalb der DIN mit einer sogenannten „Sicherheitsstufe 6“ gearbeitet.

Im Jahr 2012 wurde dann die neuen DIN 66399 eingeführt, die die Sicherheitsstufen neu klassifizieren und nun auch auf andere Datenträger als nur das Papier eingeht. In der Konsequenz wurden den einzelnen Sicherheitsstufen jetzt einen Buchstaben vorangestellt, der die Materialklassifizierung angibt. So werden jetzt folgende Sicherheitsstufen verwendet:

  • P-1 bis P-7 – für z. B. Papier
  • F-1 bis F-7 – für z. B. Mikrofilme und Folien
  • O-1 bis O-7 – für z. B. optische Datenträger, z.B. CDs, DVDs
  • T-1 bis T-7 – für z. B. magnetische Datenträger, z.B. ID-Karten, Disketten
  • H-1 bis H-7 – für z. B. Festplatten mit magnetischen Datenträgern
  • E-1 bis E-7 – für z. B. Speichersticks, Chipkarten

Die Ziffer sagt aus, wie groß die Materialteilchen nach der Vernichtung maximal sein dürfen. Je höher die Sicherheitsstufe, desto kleiner sind die Partikel.

 

Die Schutzklassen in der DIN 66399

In der aktuellen DIN werden jetzt aber nicht nur die Sicherheitsstufen, so wie in der Vergangenheit, sondern auch die Schutzklassen geregelt. Der Schutzbedarf der Daten wird dabei in 3 Schutzklassen eingeteilt. Um den Schutzbedarf für Ihr Unternehmen zu ermitteln müssen Sie prüfen, welche Art von Daten verwaltet werden.

Es existieren 3 Schutzklassen in der DIN, die sich an den Risiken orientieren.

  • Schutzklasse 1 (normaler Schutzbedarf für interne Daten)
  • Schutzklasse 2 (hoher Schutzbedarf für vertrauliche Daten)
  • Schutzklasse 3 (sehr hoher Schutzbedarf für besonders vertrauliche und geheime Daten)

Bei der Schutzklasse 1 geht es um folgende Risiken: „Unberechtigte Offenlegung oder Weitergabe hätte begrenzte negative Auswirkungen auf das Unternehmen. Der Schutz von personenbezogenen Daten muss gewährleistet sein…“

Bei der Schutzklasse 2 geht es um folgende Risiken: „Unberechtigte Weitergabe hätte erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen und könnte gegen vertragliche Verpflichtungen oder Gesetze verstoßen. Der Schutz personenbezogener Daten muss hohen Anforderungen genügen.“

Bei der Schutzklasse 3 geht es um folgende Risiken: „Unberechtigte Weitergabe hätte ernsthafte (existenzbedrohende) Auswirkungen auf das Unternehmen und würde gegen Berufsgeheimnisse, Verträge, Gesetze verstoßen. Der Schutz personenbezogener Daten muss unbedingt gewährleistet sein.“

 

Fazit

Das klingt alles recht kompliziert und schwierig. Was beachtet man also bei der Auswahl eines Aktenvernichters?

Einfache Regel: Kaufen Sie lieber einen etwas größeren Aktenvernichter mit einer etwas höheren Sicherheitsstufe. Im Zweifel sollten Unternehmen überlegen, ob man Abteilungsaktenvernichter anschafft, die dann von mehreren Personen verwendet werden. Hierbei sollte ein Verantwortlicher festgelegt werden, der sich um die Wartung des Aktenvernichters kümmert. Die Geräte sollten manchmal schließlich geölt und regelmäßig geleert werden.

Related Post

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.