Datenschutz ist auch bei Behörden ein wichtiges Thema. Obwohl der Zweck der Sammlung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten ein anderer ist, müssen sich öffentliche Einrichtungen ebenfalls intensiv mit dem Datenschutz auseinandersetzen.
Herausforderung Datenschutz
Die Umsetzung des Datenschutzes ist größtenteils Ländersache. Die Schwierigkeit: Den Gemeinden ist teilweise nicht bekannt, welche Anforderungen die jeweiligen Landesdatenschutzgesetze konkret an die Behörden stellen. Auch ist ihnen des Öfteren nicht klar, dass sie einen Datenschutzbeauftragten bestellen müssen und das dieser nicht in Interessenkonflikt zu seiner Position stehen darf. Hierzu gehören beispielsweise Behördenmitarbeiter aus der IT-Abteilung. Sollte es zu Verstößen gegen geltende Datenschutzgesetze kommen, dann droht neben einem Bußgeld auch ein Imageschaden für die Behörde.
Der Datenschutzbeauftragte bei Behörden
Die Datenschutzgesetze der Bundesländer sehen wie bereits erwähnt neben dem privatwirtschaftlichen auch im öffentlichen Bereich einen Datenschutzbeauftragten vor. Das heißt, dass Behörden, die personenbezogene Daten erheben, speichern und auswerten, auch einen Datenschutzbeauftragten bestellen müssen. Dieser kann sowohl von der Behörde selber als auch von außerhalb kommen. Je nach öffentlicher Stelle genügt ein Datenschutzbeauftragter für mehrere Bereiche.
Der Datenschutzexperte ist ein wichtiger Ansprechpartner bei Fragen rund um den Datenschutz sowohl für die Behördenleitung als auch für die einzelnen Mitarbeiter. Der Datenschutzbeauftragte hat u.a. folgende Aufgaben:
- Zulässigkeitsprüfung bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.
- Technische und organisatorische Maßnahmen treffen, damit die Vorschriften über den Datenschutz entsprechender Datenverarbeitung gewährleistet werden.
- Kontrolle von neuen automatisierten Verarbeitungsverfahren bevor diese zum Einsatz kommen.
- Beratende Tätigkeit bei allen datenschutzrechtlichen Fragen, sowohl telefonisch als auch im persönlichen Gespräch.
- Schulung der mit der Erhebung, Sammlung und Verarbeitung personenbezogener Daten betreuten Mitarbeiter.
Die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten birgt besonders für Behörden zahlreiche Vorteile und gilt als die bessere Wahl. Diese sind für Behörden folgende:
Der externe Datenschutzbeauftragte…
- … steht der Behörde kurzfristig und anlassbezogen zur Verfügung. Eine Schulung eines betreffenden Mitarbeiters ist nicht nötig.
- … verfügt bereits über die notwendigen landesrechtlichen Fachkenntnisse. Das Risiko einer Datenpanne ist folglich geringer.
- … steht in keinem Interessenkonflikt mit anderen Aufgaben. Es kommt zu keiner Beeinträchtigung mit anderen intern ausgeübten Tätigkeiten innerhalb der Behörde.
- … verfügt über besondere Vermittlungsfähigkeiten.
- … verursacht kalkulierbare Kosten für die Behörde.
Wann Behörden personenbezogene Daten herausgeben dürfen
Neben dem Verschluss von personenbezogenen Daten haben Behörden auch Auskunftsrecht. Das am 28.06.2012 vom Bundestag verabschiedete Meldegesetz erlaubt es Meldeämtern, personenbezogene Daten gegen eine Gebühr weiterzugeben und somit Adresshandel zu betreiben. Meldeämter dürfen in folgenden Fällen die Daten der Bürger herausgeben:
- Allgemeine Wahlen (Auskunft an Parteien etc.)
- Auskunft an Presse, Rundfunk, Parteien, Wählergruppen, Mitglieder parlamentarischer Vertretungskörperschaften bei Alters- und Ehejubiläen
- Herausgabe von Einwohnerbüchern der Gemeinde und sonstige Nachschlagewerke
- Bundesamt für Wehrverwaltung zum Zwecke der Übersendung von Informationsmaterial zum Wehrdienst
- Zum Zwecke der Direktwerbung
Trotz großem Protest, ist dieses Meldegesetz wie geplant umgesetzt worden. Eines der Hauptkritikpunkte ist, dass die Weitergabe der betreffenden Daten ohne eine Benachrichtigung der Betreffenden erfolgt. Den Bürgern wird zwar die Möglichkeit eingeräumt, gegen die Weitergabe Ihrer Daten kostenlos und ohne Begründung zu widersprechen, doch zeigt die Praxis, dass kaum ein Bürger von diesem Recht gebraucht macht.