Rechnungen, Kaufbelege, Post von Behörden – schnell sammelt sich viel Papier an. Auszumisten scheint hier naheliegend. Doch bevor Sie beginnen, Ihre Unterlagen zu entsorgen, sollten Sie die entsprechenden Unterlagen genau sondieren. Obwohl kaum gesetzliche Aufbewahrungsfristen für private Unterlagen existieren, empfiehlt es sich, bestimmte Akten und Unterlagen eine bestimmte Zeit lang aufzubewahren.
Die empfohlenen Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen
Die empfohlenen Aufbewahrungsfristen liegen zwischen zwei Jahre und bis zum Lebensende. Seit dem 1. Januar 2002 können Belege noch Jahre später als Beweis herangezogen werden. Bei einmaliger Zahlung gilt eine Frist von zwei Jahren, bei mehrmaligen Zahlungen (Miete, Unterhalt etc.) dagegen vier Jahre.
Bestimmte Akten sollten Sie Ihr Leben lang sicher aufbewahren. Dazu gehören Ihre Personenstandsurkunden (Geburts-, Ehe- und ggf. Sterbeurkunde von Angehörigen etc.). Auch ärztliche Unterlagen, darunter fallen Befunde, Röntgenbilder, Operationsberichte etc., sollten Sie in Ihrem eigenen Interesse ein Leben lang aufbewahren.
Urteile, Prozessakten und Mahnbescheide sollten Sie zur Sicherheit mindestens dreißig Jahre sicher lagern.
Für Kassenbelege existieren ebenfalls keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Es empfiehlt sich aber, diese für die Zeit der Garantie bzw. der Gewährleistungen aufzubewahren. Die gesetzliche Gewährleistungspflicht beträgt in der Bundesrepublik Deutschland zwei Jahre, für bestimmte Produkte (z.B. Materialien, die dem Bau eines Eigenheims dienen) sogar länger. Ohne Kaufbeleg besteht für Händler keine Gewährleistungspflicht. Sollte Ihr erworbenes Produkt defekt sein oder kaputt gehen und Sie können keinen Kaufbeleg vorlegen, dann haben Sie das Nachsehen.
So lange sollten Sie Ihre Finanzdokumente am besten aufbewahren
Arbeitsverträge, Gehaltsunterlagen sowie Nachweise über geleistete Sozialversicherungs-Beiträge, Ausbildungs- und Studienzeiten und Arbeitslosigkeit sind so lange zu behalten, bis Ihr Rentenanspruch vollständig geklärt und bestätigt ist.
Bei Bankunterlagen empfiehlt es sich, diese so lange zu bewahren, wie diese relevant sind. Bezahlen Sie beispielsweise einen Kredit ab, dann sollten Sie Rückzahlungsbelege inkl. dazugehörige Kontoauszüge erst dann vernichten, wenn diese vollständig abbezahlt sind und Sie einen Abzahlungsbeleg erhalten haben. Belege über Spareinlagen und sonstige Geldanlagen sind über die gesamte Vertragslaufzeit sicher zu bewahren.
Generell sollten Sie Kontoauszüge mindestens drei Jahre aufbewahren. Dies ist die Zeitspanne, bei der das Finanzamt Kontobelege zur Prüfung nachfordern kann. Vielverdiener mit einem jährlichen Einkommen über 500.000 € sind jedoch verpflichtet, steuerrechtlich relevante Unterlagen mindestens sechs Jahre bereitzuhalten und auf Nachfrage des Finanzamtes einzureichen.
Private Steuerunterlagen müssen Sie als Privatperson nicht aufbewahren. Hiervon ausgenommen sind Selbstständige. Im Falle einer Selbstständigkeit besteht eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Nach der Steuererklärung können die privaten Steuerunterlagen vernichtet werden. Von diesem Schritt raten wir jedoch ab.
Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für private Akten
Handwerksrechnungen sind für Privatpersonen die einzigen Dokumente, bei der eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Grund für diese Regelung ist das Bestreben des Staates, gegen Schwarzarbeit vorzugehen. Privatpersonen müssen gemäß Paragraf 14b Abs. 1 UStG (Umsatzsteuerrecht) beweisen können, dass eine erbrachte handwerkliche Dienstleistung, die vom Umfang er über die Selbstreparatur hinausgeht, nicht unter der Hand ausgeführt wurde. Es muss nachweislich eine Rechnung geschrieben und den Rechnungsbetrag ordnungsgemäß versteuert worden sein.
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht bei Handwerksrechnungen betragen in der Regel zwei Jahre. Fristbeginn ist nicht Vertragsbeginn, sondern nach Ablauf des aktuellen Kalenderjahres. Besteht eine Gewährleistungspflicht von über zwei Jahren, dann sollten Sie die Handwerksrechnungen entsprechend länger aufheben.
Akten versehentlich weggeworfen – was kann ich tun?
Sie haben versehentlich wichtige Akten weggeworfen? Fehlende Bankbelege können bei der Bank nachgefordert werden. Für die nachträgliche Ausstellung fallen ggf. Gebühren an. Beachten Sie aber, dass die Banken die Unterlagen in der Regel nach sechs Jahren vernichten.
Wenn Sie Waren im stationären Handel erworben haben und den Kassenbelege weggeworfen haben, dann haben Sie Pech gehabt. Haben Sie Waren direkt beim Händler erworben oder Sie eine Dienstleistung in Anspruch genommen, dann können Sie bei diesem direkt nachfragen, ob er eine Kopie ausstellt.
So bewahren Sie Ihre Akten und Unterlagen sicher auf
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten private Akten und Unterlagen aufzubewahren. Bei der Aktenaufbewahrung gilt: Je besser Ihre Aufbewahrungsstuktur ist, desto schneller finden Sie relevante Akten und Unterlagen.
Abheftbare Dokumente wie Kontoauszüge, Rechnungen, Arbeitsverträge und Gehaltsnachweise können Sie sehr gut in Ordnern lagern. Für Kaufbelege und ärztliche Unterlagen eignen sich Archivschachteln und Aufbewahrungsboxen. Sollten Sie nur wenig Platz zur Verfügung haben, dann können Sie weniger wichtige Unterlagen auch digitalisieren. Mittels eines Scanners können Sie die betreffenden Dokumente einlesen und auf diversen Speichermedien wie Festplatte, USB-Stick oder CD-ROMS speichern. Das Speichern dieser Dokumente in der Cloud ist nicht zu empfehlen.